Государственный архив
Ямало-Ненецкого автономного округа

Концепция развития государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» на период до 2030 года

Место архива в современном мире определяется той ролью, которую играет в нем документ как оперативный регулятор различных сфер деятельности человека, общества и государства. Востребованность в ретроспективной документной информации для решения задач социально-экономического развития, государственного и муниципального управления делает архив надежным, адресным, оперативным информационным звеном управленческой деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.

Концепция развития государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее - Концепция, Государственный архив) определяет цели, задачи, приоритетные направления развития Государственного архива до 2030 года.

Государственный архив выполняет важную роль в формировании информационного общества:

  • обеспечивает функционирование системы социальной защиты населения, выполняя социально-правовые запросы граждан;
  • имеет признаки научной организации, организуя использование ретроспективной документной информации в научно-исследовательских целях;
  • выступает в качестве культурно-просветительского учреждения, популяризируя историю родного Ямала.

Архивные документы Государственного архива олицетворяют историю Ямало-Ненецкого автономного округа, подтверждают права граждан, организаций, поддерживают принципы демократии, в том числе право граждан иметь необходимую информацию о деятельности органов власти всех уровней.

Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, Государственный архив выполняет важные функции по сохранению документальной памяти государства и общества, пополнения информационных ресурсов, предоставления государственных услуг населению.

Основная цель Концепции - создание условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышение безопасности и эффективности работы Государственного архива, достижение уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества.

В соответствии с названной целью необходимо решить следующие задачи:

  • развитие и укрепление материально-технической базы Государственного архива, обеспечивающей сохранность и безопасность хранения архивных документов;
  • внедрение современных информационных технологий, оснащение специализированным и компьютерным оборудованием;
  • повышение качества комплектования архивными документами, в особенности за счет приема электронных документов;
  • развитие информационно-поисковых систем для оперативного исполнения запросов об архивной информации;
  • реализация комплекса мер, исключающих несанкционированный доступ и использование архивных документов Государственного архива.

Концепция предусматривает реализацию принятых и разработку новых программ и проектов, направленных на развитие архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе. В связи с этим требуется проведение мероприятий по следующим приоритетным направлениям развития Государственного архива:

1. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Настоящий раздел Концепции предполагает реализацию мероприятий, направленных на качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации новыми архивными документами, имеющими историческое, научное, экономическое, политическое и культурное значение, электронными документами на современных носителях. Для этого необходимо:

  • завершить строительство специализированного здания Государственного архива по ул. Ямальская, 9;
  • создать условия для приема документов на электронных носителях;
  • обеспечить прием на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в Государственный архив, достигнув к 2030 году показателя 150000 ед.хр.;
  • развитие информационного потенциала Архивного фонда посредством качественного комплектования Государственного архива за счет своевременного внесения изменений в список организаций-источников комплектования (исключение и включение новых источников), а также поступления документов организаций-источников комплектования, сроки ведомственного хранения которых истекли;
  • активизировать работу по контролю за изменениями, происходящими в организациях-источниках комплектования, осуществлять ежеквартальный мониторинг изменений, происходящих в организациях-источниках комплектования Государственного архива;
  • своевременно осуществлять прием архивных документов ликвидированных организаций;
  • организовать работу с территориальными органами государственной власти и федеральными организациями на основе Федерального и Регионального законодательства и иных правовых актов;
  • оказывать методическую и практическую помощь в организации делопроизводства, архивного дела организациям-источникам комплектования Государственного архива;
  • продолжить качественное и своевременное описание поступающих на хранение архивных документов личного происхождения, отвечающее потребностям и нуждам современного информационного общества, формировать эффективную систему взаимодействия и взаимовыгодного сотрудничества с владельцами частных архивов.

В целях пополнения фондов личного происхождения Государственного архива новыми документами:

  • расширить практику публичного представления предполагаемых фондообразователей и хранителей фондов посредством электронных публикаций с размещением на сайте Государственного архива, на страницах журнала «Северяне»;
  • открыть новые коллекции документов: «Работники здравоохранения Ямало-Ненецкого автономного округа», «Представители транспортной системы Ямало-Ненецкого автономного округа»; «Коллекция документов работников средств массовой информации»;
  • создать коллекцию календарей (настенных, настольных, карманных), хранящихся в Государственном архиве;
  • организовать проведение конкурса на лучшую публикацию «Листая старую тетрадь…» с рассказами ямальцев о сохранившихся документах родственников и близких, живших в ушедшем столетии (с передачей документальных семейных реликвий на хранение в Государственный архив); интернет-акции среди жителей Ямала «Черно-белое в снимках» (с передачей старых фотографий для пополнения фотофонда Государственного архива).

2. Обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Для выполнения приоритетных задач в области сохранности архивных документов Государственного архива необходимо:

  • создать оптимальные условия для обеспечения сохранности документов, предусматривающие создание материально-технической базы хранения документов, соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического);
  • обеспечить сохранность архивных документов поступивших на хранение, вне зависимости от вида носителя;
  • обеспечить соблюдение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату;
  • обеспечить с учетом новых поступлений 100% картонирования архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве;
  • своевременно осуществлять проверки наличия и состояния архивных документов;
  • осуществлять учет движения и контроля за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
  • обеспечить качественное ведение основных и вспомогательных учетных документов, своевременное внесение изменений и дополнений в учетные документы;
  • сосредоточить усилия не на увеличении объемов реставрации архивных документов, а на повышении качества и сложности реставрационных работ, что дало бы возможность подвергнуть реставрации наиболее ценные и потенциально менее долговечные документы;
  • завершить работы по созданию страхового фонда на особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации;
  • расширить масштабы оцифровки архивных документов, электронные копии которых вместе с фондом пользования на пленочном носителе должны в перспективе стать основным объектом выдачи пользователям в читальных залах взамен подлинников;
  • активизировать работу по выявлению в Государственном архиве особо ценных и уникальных документов;
  • - продолжить ввод информации в ПК «Архивный фонд» (5 версия).

3. Использование архивных документов и создание информационно-поисковых систем

Основные формы использования архивных документов Государственного архива (предоставление пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей):

  • информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами (исполнение социально-правовых, тематических запросов);
  • предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива для исследовательской работы, выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
  • публикация архивных документов;
  • инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
  • проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Для повышения результативности поиска информации планируется совершенствовать систему архивных справочников, обзоров архивных фондов, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов.

С целью создания и развития средств научной информации Государственного архива планируется провести работу по переизданию Краткого справочника по фондам Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (добавить в аннотацию к архивным фондам - переименование организаций, документный состав фондов, историческую часть о создании организаций). Аннотировать фонды личного происхождения биографическими сведениями фондообразователей.

Планируется работа по созданию информационных документов, требующих аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации таких как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов (индексирование, библиографическое описание, аннотирование, конспектирование и проведение обзорно-аналитической деятельности):

  • обзор архивных фондов Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа по теме «Административно-территориальное деление Ямало-Ненецкого автономного округа»;
  • тематические перечни документов (систематизированные перечни заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных);
  • тематические подборки документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему (в электронном виде).

Подготовить к публикации архивные документы: Протокол II Ямальского съезда Советов (1934 год) и Протокол III Ямальского Внеочередного съезда Советов (1936 год).

Продолжить инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах Государственного архива по профилю их деятельности.

Ввести в практику проведение Дней открытых дверей, в ходе которых знакомить посетителей с составом и содержанием фондов Государственного архива, работой его основных отделов (консультации по актуальным вопросам работы Государственного архива: по комплектованию, выдаче архивных справок, приему работ исследователей, организации текущего делопроизводства в архиве, подготовке дел к сдаче на хранение и другие). В рамках знакомства посетителей с архивной деятельностью применять нестандартные формы: проведение практикумов и постановки исследовательских задач.

Развивать творческое мышление школьников посредством проведения архивных уроков:

  • вовлекать детей в процесс применения архивной эвристики (направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации);
  • воспитывать культуру проведения исследовательских работ археографическим способом (оказание содействия в подготовке написания творческих работ);
  • использовать среди учеников групповые игры и творческие задания для тренировки креативности без применения компьютера.

Продолжить работу по формированию научно-справочной библиотеки Государственного архива.

Проводить историко-документальные выставки (в том числе виртуальные для размещения в сети Интернет), посвященные памятным событиям и юбилейным датам российской истории, истории Ямало-Ненецкого автономного округа и муниципальных образований.

Принять участие в мероприятиях, включенных в региональные и муниципальные программы.

Планируется подготовка информационных материалов, в том числе по документам личного происхождения, для публикации в средствах массовой информации.

Ежегодно осуществлять подготовку предложений для формирования Календаря памятных дат Ямало-Ненецкого автономного округа.

Продолжить работу по качественному улучшению информационной поддержки веб-сайта Государственного архива в сети Интернет для повышения доступности и качества предоставляемых населению государственных услуг.

Планируется осуществлять подготовку тематических обзоров и статей для публикации в журналах «Отечественные архивы», «Архивы Урала», в газете «Архивные ведомости» и «Информационном бюллетене службы по делам архивов автономного округа».

В целях интеллектуального и личностного развития учащихся, освоения ими методов и приемов научно-исследовательской работы в области изучения исторических событий и формирования творческого потенциала юношества на основе культурно-патриотического воспитания осуществлять помощь в подготовке юношеских учебно-исследовательских работ и проведении регионального этапа Всероссийского конкурса юношеских учебно-исследовательских работ «ЮНЫЙ АРХИВИСТ» службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

4. Развитие кадрового потенциала Государственного архива

Развитие кадрового потенциала Государственного архива предусматривает реализацию следующих мер:

  • укрепление кадрового состава работников Государственного архива,
  • повышения их социальной защищенности, привлечение выпускников профильных учебных заведений;
  • совершенствование системы непрерывного обучения и повышения квалификации кадров, расширение использования дистанционного образования, в том числе на базе Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ВНИИДАД);
  • привлечение перспективных молодых специалистов, владеющих информационно-коммуникационными технологиями;
  • повышение социального статуса и усиление материального стимулирования работников Государственного архива;
  • участие специалистов Государственного архива в стажировках при федеральных государственных архивах, организуемых научно-методическим Советом архивных учреждений Уральского федерального округа.

5. Развитие информационных технологий в Государственном архиве

Создание условий для перехода Государственного архива к более полной автоматизации технологических процессов, расширение доступа пользователей к информационным архивным ресурсам, формирование необходимого уровня комфортности обслуживания физических и юридических лиц предполагает:

  • обновление парка персональных компьютеров в Государственном архиве, оснащение современной копировальной техникой, замену устаревшего оборудования для проведения работ по обеспечению сохранности документов средствами цифрового копирования и микрофильмирования;
  • внедрение в деятельность Государственного архива системы автоматизации учёта архивных фондов и обслуживания пользователей с применением RFID-технологий (для повышения уровня сохранности документов, контроля выдачи архивных документов пользователям читального зала и более удобного для пользователей процесса получения архивной информации);
  • оснащение Государственного архива оборудованием для монтажа и средствами контроля качества микрофильмов;
  • расширение дискового пространства системы хранения данных, установка современного серверного оборудования, комплекса оцифровки фото- видеодокументов, находящихся на хранении в Государственном архиве;
  • приобретение специального оборудования для хранения документов на электронных и иных новых носителях;
  • создание актуальных баз данных в электронном виде по следующим направлениям: доработка созданных ранее тематических баз данных «Картотека решений Салехардского горисполкома» и «Картотека постановлений (распоряжений) Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»; создание базы данных «Картотека постановлений и распоряжений Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;
  • оцифровка особо ценных и наиболее востребованных архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве.

Ожидаемые результаты реализации Концепции

Реализацией настоящей Концепции должны быть достигнуты следующие результаты:

  1. Достижение качественного состояния обеспечения сохранности документов, находящихся на хранении в Государственном архиве, их государственного учета.
  2. Достижение качественного уровня оперативности, доступности и удобства в получении гражданами и организациями архивной информации на основе внедрения современных информационных технологий.
  3. Повышение профессионального уровня работников Государственного архива.
  4. Повышение степени удовлетворенности потребностей общества в получении архивных сведений, в том числе на основе информированности о деятельности Государственного архива.

Механизмы реализации Концепции

Для достижения планируемых результатов Концепции предусматривается комплекс мер организационного, финансового, материально-технического характера, обеспечивающих скоординированные действия всех участников процесса:

  1. Разработка и реализация ежегодных планов мероприятий по реализации Концепции и государственного задания Государственного архива.
  2. Участие в окружных программах и проектах развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе.

Заключение

Реализация Концепции развития государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» на период до 2030 года позволит выйти на качественно новый уровень функционирования Государственного архива, соответствующий динамике инновационного развития Ямало-Ненецкого автономного округа, что обеспечит эффективное использование архивной информации для удовлетворения конституционных прав граждан, информационного обеспечения деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений.

Обсуждение

Добавить комментарий